Mejora la comunicación de tus proyectos con una bitácora de proyecto

Es recomendable mantener una comunicación fluida con tus clientes para que los niveles de ansiedad, inseguridad o desconfianza en el avance del proyecto estén a cero. Pero claro, mandar un email, una videoconferencia o una llamada telefónica diaria puede resultar en una tarea engorrosa y pesada para ambas partes.

Si los antiguos marineros utilizaban un “cuaderno de bitácora” donde apuntaban la velocidad, rumbo, dirección y accidentes durante sus navegaciones, ¿Por qué no creamos nosotros también una “bitácora de proyecto” para que nuestros clientes puedan ir leyendo, a modo de blog, el día a día del trabajo? Allí podríamos detallar en un lenguaje no técnico las distintas acciones que realizamos a diario, los avances, mejoras o problemas con los que nos vamos encontrando.

Plantilla de bitácora de proyecto

Lo ideal es que el documento se encuentre en la nube, para que todos los interesados en el proyecto puedan tener acceso y agregar sus comentarios.

En mis proyectos uso una plantilla que creé en Google Drive y que replico para cada proyecto que desarrollo, la puedes encontrar y copiar a tu cuenta en el siguiente enlace ➡️ Plantilla de bitácora de proyecto.

Explico a continuación sus secciones, pero como verás no hay complejidad alguna:

Plantilla Bitácora de Proyecto

  1. Tu logo: Reemplaza la plantilla con tu logo personal o de empresa. Le dará un toque más profesional al documento.
  2. Nombre del proyecto: Que el cliente vea a simple vista el nombre de su página web o proyecto.
  3. Fecha: Escribe las novedades ordenadas por fecha descendente: “las últimas novedades siempre arriba”. De esta forma el cliente no tendrá que hacer tanto scroll para leer los últimos avances.
  4. Título de tarea: Utiliza este título para englobar un conjunto de tareas.
  5. Responsable de tarea: ¿Quién realizó la tarea? Indica aquí su responsable.
  6. Duración de tarea: ¿Cuánto tiempo te llevó realizar todo lo que detallas? Exprésalo en minutos u horas.
    Con este campo tu cliente verá la complejidad de las distintas tareas (una web no se hace con 5 clicks).
  7. Descripción: Ahora sí, describe en un lenguaje comprensible todo lo que has hecho. Puedes utilizar textos, capturas de pantalla, enlaces, etc.
    Recuerda que tu cliente no tiene por qué saber qué significan las palabras SEO, Backup, Custom Post Type, Índices, etc. Sé lo más claro que puedas.

Ejemplo en un proyecto

En el siguiente ejemplo podemos ver como el desarrollador “Mauricio Gelves” ha realizado una tarea de migración seguida de una tarea de optimización tratando de dejar lo más claro posible las tareas realizadas.

Ejemplo de bitácora de proyecto

Conclusión

Escribiendo en la bitácora de proyecto nos evitaremos el típico email del cliente que dice “Oye, ¿qué tal va el proyecto?”. También podremos detectar problemas anticipadamente y hacerle partícipe mediante el sistema de comentarios de Google Drive. Y como broche final, podemos utilizar todo este trabajo como documento final de cierre de proyecto, ¿Merece la pena el esfuerzo, no?

La bitácora de proyecto es una idea que implementé a mi proceso de trabajo luego de haber escuchado las charlas de Fernando Puente y Saray Ortiz en la WordCamp Bilbao 2018 ¡Muchas gracias Fernando y Saray por la inspiración!


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Mauricio Gelves
Mauricio Gelves es Lic. en Informática y trabaja como Consultor Web Freelance con su marca personal MauGelves. Se especializó en WordPress para ofrecer soluciones personalizadas y rentables a medianas y largas empresas. Es Nómade Digital desde el año 2015, actividad que combina sus dos principales pasiones: la informática y los viajes, y refleja sus experiencias a través de sus hobbies audiovisuales en Instagram y YouTube.

3 thoughts on “Mejora la comunicación de tus proyectos con una bitácora de proyecto”

  1. Mauricio, interesante artículo. Coincido contigo que la comunicación con el cliente es esencial, así como con todo el equipo.
    En mi caso, a una agencia de comunicación les monté el clásico Trello: pendiente, haciendo, hecho, donde añadi dos columna adicional: entrada, pospuesto
    El cliente formaba parte del equipo y en todo momento veía cómo estaba todo pues las tarjetas ‘eran completas’
    La columna entrada era para que él mismo pudiera introducir cosas adicionales para una vez estudiadas fueran a pendiente ó pospuesto

    Gracias por tu tiempo

    P

  2. Mau, buen día; gracias por compartir estas herramientas que nos ayudan en el trabajo diario. Soy “aspirante” a freelancer y vi tu intervención en el WC2018 Bilbao, motivante y asombrosa tu corta carrera como freelancer.
    Saludos desde Cusco-Perú

    1. Muchas gracias Julio por tus palabras. Espero que pueda serte de mucha ayuda.
      Qué bonito Cusco, tuve la oportunidad de estar 2 veces en tu ciudad y ojalá haya una tercera (con una WordCamp tal vez?).
      Un saludo!

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