Mi plantilla para presupuestos de proyectos web

Hace mucho tiempo que vengo utilizando la misma hoja de cálculo (me niego a decir Excel) para crear los presupuestos de mis proyectos web. También hace mucho que vengo prometiendo hacer un artículo y compartirlo con la Comunidad. Pues bien, ese momento ha llegado, aquí estoy dispuesto a describir mi humilde técnica para crear presupuestos. No es perfecta, pero tal vez con el aporte de todos podemos lograr un sistema infalible.

Enlace a la plantilla de presupuestos: https://goo.gl/sBLCkp

Configuración

Antes de ponernos a detallar las tareas de nuestro proyecto tendremos que ajustar las configuraciones. Para ello iremos a la pestaña «Configurations«, allí encontraremos los siguientes campos:

• Testing (% of tasks Hours): En caso de que un tipo de tarea necesite testing, ¿Qué porcentaje extra se le debe sumar. Ejemplo: Si sumamos un 10% a una tarea del tipo «Programación» y la misma tiene una duración de 6 horas, el total será 6,6 horas (o su equivalente de 396 minutos).
  Personalmente suelo agregar un 20% para mis tareas de testing cuando el proyecto así lo requiere.
• Project Management (% of task hours): Lo más normal es que una tarea conlleve cierta comunicación con el cliente, emails, llamadas telefónicas, investigación, prueba y error, etcétera. Este tiempo valioso también debe ser tenido en cuenta en el presupuesto y para ello existe este campo. Aquí deberemos especificar qué porcentaje de una tarea dedicaremos a la gestión.
  Personalmente suelo agregar un 10%.
• Hours of work per day: Ya que trabajo como freelance no puedo dedicar mis 8 horas a programar. También tengo que responder emails, mantener otros proyectos, hacer nuevos presupuestos, contabilidad, etc. Por ese motivo es muy necesario contar con un campo para indicar la cantidad de horas efectivas que podemos trabajar en el proyecto por día. Este campo se utilizará luego para calcular la cantidad de días que nos llevará la ejecución del proyecto.
  En mi caso varía entre 4 y 6 horas por día dependiendo la carga de trabajo general o eventos que tenga.

Luego de haber completado estos campos pasamos a la pestaña «Type of tasks» (Tipos de tareas)

Tipos de tareas

Los tipos de tareas nos permitirán agrupar las distintas actividades que demos de alta en la pestaña principal, pero también nos permitirá ajustar cómo debe comportarse a la hora de calcular los costes por horas trabajadas.

Estos son los detalles de cada columna:

• Type of Task (tipo de tarea): El nombre del tipo de tarea. En la imagen se  pueden ver las tareas por defecto: Mockup para las tareas de Frontend, Administrative para aquellas tareas extra informática y Coding para las tareas relacionadas meramente con programación.
• Description (descriptión): En el caso de crear nuevos tipos de tareas, podemos agregar una descripción.
• Price/Hours (Precio/Hora): En este campo debemos especificar cuánto vamos a cobrar por hora para este tipo de tarea específico. Por ejemplo: Una hora de maquetación no puede costar lo mismo que una de programación.
• Includes management? (¿Se incluyen gastos de gestión?): En el caso que indiquemos que sí, se sumará a la tarea el porcentaje de «Project Management» especificado en la pestaña de configuración.
• Includes testing? (¿Se incluyen tareas de testing?): En el caso de indicar que sí, agregaremos a la tarea el porcentaje específico de testing, indicado en la pestaña de configuración.

Perfecto, ya tenemos todo seteado, ahora estamos listos para saltar a la pestaña principal de esta hoja de cálculo y empezar a cargar algunas tareas.

Pestaña de tareas

Aquí es donde cargaremos todas las tareas que al final determinará el precio final del proyecto y la estimación de días laborables de trabajo. Las celdas que están con fondo gris (Cost, Management, Testing, SubTotal) no se pueden modificar ya que generan los valores en forma automática como se puede ver en la siguiente animación:

¿Cómo cargar una nueva tarea?

Ya que es una pestaña más compleja vamos a identificar con números cada zona para poder explicarlo con mejor detalle:

1. Cliente: Un simple campo de texto para que recuerdes de qué proyecto se trata.
2. Fecha: Deja constancia de cuándo has realizado el proyecto
3. Título: Ponle un título a la tarea o conjunto de tareas.
4. Descripción: Describe la tarea a realizar de manera tal que te sirva de guía para ejecutar el proyecto.
5. Horas: ¿Cuántas horas te llevará hacer la tarea?
6. Precio fijo: Puedes utilizar este campo para sumar un gasto fijo a la tarea. En caso de que la tarea tenga hora asignadas se sumará el gasto fijo también.
7. Tipo de tarea: Deberás elegir del selector el tipo de tarea. Recuerda que según el tipo de tarea que elijas puede o no sumar otros gastos (testing y administración).
8. Coste: Este campo es el resultado de la cantidad de horas multiplicado por el valor de la hora para ese tipo de tarea específico (configurado en la pestaña «Tipos de tareas»).
9. Administración: En caso que el tipo de tarea tenga asignado gastos de administración, este campo incluirá los costes extras.
10. Testing: En caso que el tipo de tarea tenga asignado desarrollo de testing, este campo incluirá los costes extras.
11. SubTotal: Este campo es el resultado de la sumatoria de Coste, Administración y Testing.
12. Total: Es el monto total del proyecto, resultado de la sumatoria de los subtotales.
13. Días de trabajo: Teniendo en cuenta la horas de trabajo diarias, este campo calcula cuántos días nos llevará ejecutar el proyecto. Tiene una función de redondeo para evitar decimales.

¿Cómo puedo mejorarlo?

Hoy mismo me tomé el trabajo de rehacer esta herramienta para hacer presupuestos de proyectos web. Antes utilizaba este mismo sistema pero con una hoja de cálculo mucho más precaria (aunque suficiente para mí). De cara a presentarlo públicamente tuve que pensar la formar de automatizar y reutilizar muchos datos. Vamos, que me vino de perlas para aprender nuevas funciones del Google Spreadsheet y creo que el resultado es bastante óptimo.

De todas formas, hazte una copia de la herramienta, úsala y déjame tus comentarios si encuentras algún bug o si tienes alguna posible mejora que podamos incluir en beneficio de todos.