Responsabilidades mínimas para asistentes de Meetups

¿Cómo te sentirías tú si organizas una fiesta de cumpleaños donde más de 120 personas se compromenten a ir, compras un desayuno super completo para amenizar la mañana, organizas el almuerzo, te encargas de descargar y enfriar las bebidas para que luego se presenten solamente 37?

Pues eso es exactamente lo que sucedió el pasado domingo 27 de Mayo de 2018 en el evento organizado por la Meetup WordPress Madrid para el 15º aniversario de WordPress.

He dejado pasar 24 horas, siguiendo los consejos de mis amigos de “No escribas en caliente”, para definir una guía mínima sobre las responsabilidades que tienes como asistente a una Meetup cada vez que le das al “Asistiré”.

cabecera charla meetup WordPress Madrid
Ten cuidado que hacer click en “Asistiré” conlleva ciertas responsabilidades

Aquí nadie gana un duro

Vuelvo a repetirlo por si aún no ha quedado claro, ninguno de los organizadores de la Meetup WordPress Madrid (ni de la WordCamp), que ceden su valioso, preciado y escaso tiempo (el mismo poco tiempo que tienes tú) en beneficio de la Comunidad local de WordPress, gana un céntimo de duro.

Todo el tiempo que dedican lo hacen puramente por pasión, convicción y con el fin de fomentar el uso de una herramienta creada y mantenida por personas altruistas de todo el mundo: WordPress. Herramienta con la que directa o indirectamente trabajamos para ganar el pan nuestro de cada día.

Estas son algunas de las tareas que realizamos para cada uno de los eventos que organizamos:

  • Buscar, contactar, gestionar y hacer un seguimiento para conseguir un lugar acorde para realizar el evento.
  • Buscar, contactar, gestionar y hacer un seguimiento de todos los proveedores necesarios para el evento (Audio y video, limpieza, alimentación, bebidas, etc).
  • Comprar todos los elementos restantes necesarios para el evento (servilletas, vasos, bolsas de residuos, elementos de limpieza).
  • Contactar y gestionar voluntarios. Se necesitan personas que den la bienvenida a los asistentes, que respondan preguntas, que pueda solventar problemas, etc.
  • Buscar, contactar, gestionar y hacer un seguimiento de speakers que hablen de temáticas interesantes para toda la Comunidad.
  • Dar de alta el evento en la página de Meetup.
  • Crear diseños para “atraer” a más asistentes.
  • Difundir el evento a través de las redes sociales.
  • Programar 2 envíos de emails para recordar a la gente que se inscribió a un evento (sí, hay que recordárselo por email).
  • Comunicación interna con el equipo organizador (de momento somos 6 personas)
  • Procesar los videos y subirlos a WordPress.tv

Tus responsabilidades

A ver, nadie te pone un revolver en la cabeza para obligarte a ir a los eventos, te apuntas porque te interesa, ¿No? Pero tienes que saber que si indicas que vas a ir tendrás que respetar estos dos puntos de sentido común que detallo a continuación:

  • Cumplir con tu palabra: En una Meetup, cuando quedas con alguien o cuando defines una fecha de entrega de trabajo con un cliente cumple con lo que te has comprometido. Al fin y al cabo es tu reputación la que está en juego. Por eso me gusta ser puntual en mis citas.
  • o cancelar con tiempo: Es más que entendible que puedan suceder imprevistos (shit happens 💩) pero si prevés que no vas a poder asistir modifica tu asistencia y en lo posible con un tiempo de margen razonable. Esto permitirá que otra persona pueda ocupar tu lugar o bien que los organizadores no te tengan en cuenta para el almuerzo, café, espacio en el lugar, etc.

Solamente esos dos pequeñísimos puntos son tus responsabilidades ¿Tanto cuesta cumplirlos?

Consecuencias de tu ausencia

“Uuuy que pereza ir ahora hasta el Campus, no voy, si es gratis, no pasa nada”. Que sepas que sí pasan cosas cuando no vienes y voy a citar a mi amigo Pablo Poveda quien redactó en un comentario del evento una lista super interesante sobre los posibles efectos secundarios de tu ausencia:

  • No más eventos grandes: Llegará el punto en que los organizadores bajen los brazos y justos paguen por pecadores quedándose sin más grandes eventos como el de este fin de semana.
  • Pérdida de la Meetup: Fruto de la desilusión puede ocurrir que los organizadores se planteen si merece la pena continuar con la Meetup.
  • Cobrar por cada evento: Inclusive yendo en contra de lo que dicta la Fundación, cobrar es una de las estrategias para lograr que la gente se responsabilice con los eventos.
  • Pérdida de patrocinadores: Los patrocinadores pueden dejar de dar su dinero ya que obviamente no consiguen el impacto necesario ¿Cómo me presento yo ahora ante Moncho, Country Manager de SiteGround o Nando Fundador de YIThemes para explicarle el 77% de inasistencias o para solciitarle un nuevo patrocinio?
  • Pérdida de organizadores: No salí el sábado, el domingo me levanté temprano y junto a Álvaro nos encargamos de cargar, transportar y meter en la nevera más de 300 latas de refresco a pulso (además del trabajo de los demás organizadores) ¿Y todo para qué? Tanto él como yo nos pasamos el evento entero resoplando por la sensación de “estar haciendo el idiota”.
  • Desmotivación de los que sí asisten: Es lógico que a los asistentes que sí fueron tampoco les guste estar en un espacio totalmente “pelado”. Es probable que esta gente se desmotive y deje de asistir a más eventos de este tipo.
  • Que nuevas Meetups no nazcan: La falta de responsabilidad de los “no asistentes” es un mal común que sufrimos la mayoría de los organizadores de Meetups, y es un comentario que aparece en cada WordCamp y que puede desmotivar el nacimiento de nuevos grupos alrededor de España.
panorama desolador wp15 madrid
Panorama desolador en el festejo de la #WP15 en el Campus Madrid. Foto de @garzinan

Conclusión

Esto es una comunidad y la salud o enfermedad de la misma dependerá de tu grado de responsabilidad. Por nuestra parte, como has visto, ponemos muchísimas ganas y garras para que cada evento sea una fiesta. No dejes que esta llama se apague.

Nos vemas en la próxima Meetup y si no vienes modifica tu asistencia 😉

asistentes wp15 madrid campus
Mil gracias a todos los que se acercaron al Campus este domingo para celebrar el 15º Aniversario de WordPress

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Mauricio Gelves
Mauricio Gelves es Lic. en Informática, trabaja como Consultor Web Freelance, es Brand Evangelist de GoDaddy Pro, ponente internacional de WordPress y organizador del Meetup y WordCamp de Madrid. Desde el 2015 es Nómade Digital, actividad que combina sus dos principales pasiones: la informática y los viajes.

56 thoughts on “Responsabilidades mínimas para asistentes de Meetups”

  1. Ánimo Mauricio. Sé de primera mano lo que es organizar un evento y que, de esperar que fuese a aparecer “ciento y la madre” aparezcan solo cuatro gatos. De todas formas, los que sí asistimos o, al menos, cumplimos con nuestras responsabilidades como asistentes, agradecemos enormemente la labor que hacen los organizadores, como tú dices, de forma altruista. Un abrazo fuerte y sigue organizando Meetups que en octubre me voy para Madrid 😉

  2. Hola Mauricio,

    Tienes toda la razón. Pido mis disculpas a todos los organizadores, asistentes y patrocinadores. Fui uno de los que me apunté y no acudió.

    Prometo no volver a fallar.

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