Rinde más en tu trabajo evitando las interrupciones

Ya seas freelance o un empleado de 09:00 a 18:00 siempre serás el blanco de posibles interrupciones (propias o externas) o “derrochadores del tiempo” que malgastan tus valiosas horas de trabajo. Estas pausas innecesarias harán que tu jornada laboral no rinda o bien que te quedes trabajando hasta las 22:00 para poder cumplir con tus objetivos diarios. Veremos con este artículo aquellas interrupciones que sufrimos a diario y cómo podemos evitarlas para rendir más trabajando menos horas y poder disfrutar de más tiempo libre.


Derrochadores de tiempo

Llamamos derrochadores del tiempo a aquellas interrupciones que bien podríamos pasar por alto con consecuencias bajas o casi nulas. Entre ellas podríamos mencionar a: reuniones, conversaciones, notificaciones de móvil, llamadas telefónicas o correos electrónicos intrascendentes. Veamos en detalle cada una de ellas.


Reuniones

Este es un clásico entre los clásicos. A la gente le encanta reunirse porque sí, para vernos las caras, para echar el rato. Nos tiramos una hora encerrados en una oficina (sin contar el tiempo de traslado para los freelancers) cuando podríamos haber resuelto el asunto con un email, una entrada en algún gestor de tareas (Asana, Trello) o una videoconferencia de 10 minutos.

¿Cómo evitar las reuniones?

Evitar una reunión significa ganar una mañana o una tarde. Proponte eliminarlas de tu día a día laboral o bien minimizar el impacto con los siguientes consejos:

  • Quiebre de cintura: Trata por todos los medios derivar la reunión hacia otras vías de comunicación que impliquen menos tiempo de interrupción: correo, videoconferencia o teléfono.
  • Listado de puntos: En mi caso siempre suelo pedir un listado de los temas a tratar. El hecho de que tengan que poner por escrito los puntos implica que piensen, analicen y acoten la situación. Con la respuesta del cliente puedo detectar si algunos de esos puntos pueden ser resueltos por otros medios. De ser así respondo el email con la solución o indico quién puede ser el responsable para llevarlo a cabo.
  • Limita el tiempo: No permitas que haya un reunión sin tope de tiempo. Dependiendo de los puntos a ver fija una estimación para la reunión. Si ves que la conversación se va por la rama coge las riendas y encárgate de ver solo los puntos fijados. De ser necesario apunta las demás dudas que vayan surgiendo para resolverlas por otros medios.
  • Bomba de humo: ¿Es realmente necesaria tu presencia en la reunión? Si no tienes que tomar decisión sobre los puntos fijados para la reunión invéntate alguna excusa y que luego te pasen el resumen de lo hablado.

Conversaciones o preguntas

En mi último trabajo de oficina tenía un compañero de trabajo que era un auténtico pelmazo: se acercaba a mi escritorio unas 20 veces al día para que le ayudara con cuestiones informáticas muy básicas. El problema no era suyo sino mío, no sabía decir que “no” o no me animaba a plantarme y decirle de frente que se dedicara a repartir periódicos a domicilio que seguro le iría mejor.

Estas interrupciones cortaban de cuajo mi concentración, perdía una infinidad de tiempo yendo al escritorio del muchacho para ver “el problema”, quedaba molesto conmigo mismo por no tener los huevos para plantarme  y lo peor de todo es que tardaba un siglo en recuperar la atención en mis actividades.

interrupciones en el trabajo
– Joé, ahí viene de vuelta el pesao a preguntarme algo…

¿Cómo aislarte para evitar estas interrupciones?

  • Cómprate un par de cascos: Ponte los cascos y pasa olímpicamente de lo que haya a tu alrededor. El hecho de que no tengas nada en las orejas te pone en una situación de “Disponible para conversar” atrayendo a un sinfín de gente que solo desea tu improductividad.
  • Invéntate una videoconferencia: Si a pesar de tener los cascos puestos se te acerca alguien hazle una señal de silencio como si estuvieras en una charla importante. Si insiste dile:
    – Disculpa, estoy en una reunión importante ¿Puedo ayudarte en algo?
    Si el muchacho te larga un discurso interrúmpele nuevamente y pídele un correo.
    – Mira, mándame lo que necesites por email que en cuanto tenga un rato libre lo miro.
  • Aíslate literalmente: Si tienes un portátil y puedes moverte por la oficina hazlo. Tómate una o dos horas para quitarte el trabajo más importante a solas. Pega un cartel en la puerta de “No molestar” y trabaja tranquilo. En cuanto hayas terminado el grueso del trabajo podrás volver a tu escritorio y seguir normalmente.

Notificaciones del móvil

Enemigo personal número uno, tu móvil. La dependencia absoluta de este artefacto de bolsillo que nos tiene pegado cada vez que se enciende la pantalla: Que si es un mensaje del grupo de guasá (WhatsApp), que si el Facebook me dice que es el cumpleaños de Fulanito que hace 16 años que no veo, que si el ligue del Tinder o Grinder me dejó un mensajito con un emoticón con corazoncitos.

Este punto ya no depende de terceros, tendrás que ser tú mismo quien luche por evitar estas interrupciones. Pregúntate ¿Necesito realmente estar revisando cada 4 minutos mi móvil? ¿Me ayuda a resolver mi trabajo o hace que me quede más tiempo después de la hora de salida?

¿No será que miro el móvil para posponer lo que realmente tengo que hacer?

¿Cómo independizarnos del móvil?

  • Ponte un horario: Fíjate un horario para chequearlo, si quieres póntelo como una pausa entre tarea y tarea. En mi caso lo miro a las 10.00 cuando hago una pausa para tomar un café, durante la hora del almuerzo y a las 17.00.
  • Desactiva las notificaciones: Si nos planteamos un horario para revisar el móvil pero lo tenemos al lado del ordenador encendiéndose y apagándose con distintas notificaciones seguiremos distrayéndonos al menos para saber de qué se trata. Desactiva todas las notificaciones y permite que solo se encienda la pantalla en caso de una llamada telefónica.

whatsapp interrupcion movil


Llamadas telefónicas

Las llamada telefónica es la reina de las interrupciones. No hay posibilidad de escapar, si la aceptas deberás dejar todo lo que estás haciendo y dedicar tu preciada atención a las ocurrencias de tus clientes. Y como esto se convierta en rutina dile adiós a tu productividad diaria. Acostumbra a tus clientes a que te llamen solo en caso de emergencias: una web caída, pérdida de datos, una página hackeada, etc. De lo contrario perderemos una gran cantidad de tiempo en un mar de charlas y conversaciones que bien podrían resumirse en un email.

Particularmente suelo aceptar llamadas para comenzar una posible negociación, pero luego derivo todas las comunicaciones a emails o gestores de tareas (Asana o Trello).

¿Cómo controlar las llamadas telefónicas?

  • Pídeles un email: Iniciado el proyecto evita que te llamen por teléfono. Si lo hacen no lo cojas y luego le envías un correo electrónico con el siguiente mensaje:

“Buenos días/tardes Fulanito de Tal:

Disculpa que no haya podido responderte, estaba ocupado con otros asuntos ¿Podrías enviarme un correo electrónico con lo que necesitas?
En el transcurso del día lo miro y te envío una respuesta.

Un saludo,
Mauricio”

Como ves no estoy comprometiéndome a resolver el problema, solo le enviaré una respuesta en algún momento del día sobre cómo proceder con lo solicitado. De esta manera no tengo por qué cambiar los planes que ya tenía organizado para mi jornada laboral.

Otro punto muy importante de que te envíen un email es que el cliente deberá sentarse, pensar qué necesita y dejarlo por escrito. Los trabajos solicitados verbalmente por teléfono pueden dar lugar a muchísimas equivocaciones y posteriores cambios, retrasos y pérdidas de dinero. Evita por todos los medios los “yo te he dicho y tu me dijiste, que si me contaste esto o lo otro…”.

  • Graba un mensaje: Configura un buzón de voz con un mensaje similar al punto anterior. Te aseguro que a la cuarta llamada que no le contestes te escribirán directamente.

Con estos puntos antes detallados no queremos evitar contacto con el cliente, todo lo contrario. Con estas medidas estamos afinando los procesos de comunicación para lograr que los proyectos puedan desarrollarse en forma eficaz y en el menor tiempo posible para ambas partes.

Es tu trabajo enseñar a quienes te rodean a ser eficaces y eficientes.


Revisar correos electrónicos

¿Eres de los que tiene el correo constantemente abierto y a la mínima notificación dejas todo y te lanzas a leerlo? ¿Cuántas veces chequeas el correo en un día? ¿Sabes cuánto tiempo pierdes haciendo esta rutina?

  • Desactiva las notificaciones: Apaga cualquier tipo de notificación relacionado con el correo electrónico, ya sea en el ordenador como en el móvil y si puedes mantener apagado el cliente de correo, mejor.
  • Mira el correo 2 veces al día: Organiza tu día para leer el correo dos veces al día. Yo chequeo mi bandeja de entrada a las 12:00 y a las 16:00 que es cuando la mayoría de mis clientes han respondido los mensajes del día anterior.
  • No abras el correo por la mañana: Si lo haces te sentirás presionado a realizar una tarea de mayor prioridad. Céntrate en la tarea que te habías fijado, termínala y luego te organizarás para gestionar las nuevas actividades que vayan surgiendo en los emails.

Sé que es una de los hábitos más difíciles de cambiar pero si te lo propones los resultados son muy positivos. Si quieres prueba con un par de horas por la mañana y céntrate en resolver una tarea complicada.

tabla de chequeo de emails
Si nos organizamos para ver 3 o 4 veces al día nuestro correo electrónico dispondremos de más tiempo para llevar a cabo nuestras tareas.

Conclusión

Comienza el día con una o dos tareas importantes para realizar, presta atención a todos los eventos que te quitan del foco y trata de encausarlos. Nos llevará algo de tiempo cambiar los hábitos personales y sobre todo reeducar a nuestros clientes hacia estas nuevas prácticas. Verás como en pocas semanas notarás que puedes realizar más trabajo en mucho menos tiempo.

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Mauricio Gelves
Mauricio Gelves es Lic. en Informática y trabaja como Consultor Web Freelance con su marca personal MauGelves. Se especializó en WordPress para ofrecer soluciones personalizadas y rentables a medianas y largas empresas. Es Nómade Digital desde el año 2015, actividad que combina sus dos principales pasiones: la informática y los viajes, y refleja sus experiencias a través de sus hobbies audiovisuales en Instagram y YouTube.

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