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Etiqueta: productividad

Keyboard Action plugin review

Keyboard Action: un launchpad para WordPress

No lo voy a negar, soy un obsesivo de la productividad y desde que vi el demo de Keyboard Action en Twitter, supe que quería tener una copia y trastearlo. Me puse rápidamente en contacto con Jeroen Sormani, el desarrollador del plugin, y amablemente me cedió una licencia para que pudiera hacer esta pequeña review.

Así que vamos por parte (dijo Jack the ripper) y comencemos viendo…

¿Qué es Keyboard Action?

Keyboard Action es un plugin para WordPress que nos permite ejecutar distintas acciones mediante una serie de comandos. Para ejecutar estos comandos solo debemos presionar una combinación de teclas alt + space que lanzará un pequeño launchpad donde podremos lanzar nuestras acciones.

Es algo así como un WP-CLI pero en forma visual y que también podemos extender (lo describo casi al final del artículo).

Launchpad del plugin para WordPress Keyboard Action

Una vez que cobinamos las teclas ‘alt + space’ el plugin lanza un launchpad para que escribamos el comando.

¡Ahorra tiempo!

Para poner un ejemplo del tiempo que podemos ahorrar, vamos a suponer que estamos en el escritorio de WordPress y necesitamos editar una entrada. Sin este plugin los pasos básicos serían:

  • Pinchar en «Entradas» y esperar a que cargue la página.
  • Buscar con el buscador o entre las distintas páginas del resultado la entrada que queremos editar.
  • Pinchar sobre ella y esperar a que cargue la página con el contenido.

Con el plugin Keyboard Action solo tendríamos ejecutar los siguiente desde cualquier punto de WordPress (inclusive desde el Frontend 😃):

  • alt + space
  • edit «<nombre de la entrada>» y luego presionar enter.

Veamos este ejemplo en el siguiente GIF donde, desde el Frontend, voy directamente a editar la entrada «Hola Mundo»:

¿Cómo editar una entrada desde el Fronted con el plugin para WordPress Keyboard Action?

Listado de comandos

Una vez que hemos lanzado el launchpad podemos ejecutar una gran variedad de comandos desde cualquier lugar de WordPress (siempre y cuando estemos logueados y dependiendo del comando) que nos ahorrarán mucho tiempo. Veamos a continuación un ejemplo de los más importantes.

  • Activar pluginsactivate <nombre del plugin>
  • Desactivar pluginsdeactivate <nombre del plugin>
  • Instalar un plugin ➡ install plugin <slug del plugin> con el flag --activate se puede activar el plugin directamente.

    Instalando el plugin Contact Form 7 desde el Frontend con Keyboard Action

    Instalando el plugin Contact Form 7 desde el Frontend con Keyboard Action

  • Instalar un tema ➡ install theme <slug del tema> con el flag --activate se puede activar el tema directamente.
  • Editar una entrada:
    • edit post <nombre de la entrada>
    • edit page <nombre de la página>
    • edit <custom post type> <nombre de la entrada>
  • Nueva entrada:
    • new Entrada
    • new Página
    • new <custom post type>
  • Actualizar cambios:
    • save Entrada
    • save Página
    • save <custom post type>
  • Publicar cambios:
    • publish Entrada
    • publish Página
    • publish <custom post type>
  • Borrar una entrada: (Solo desde la misma página de la entrada, end backend o frontend)
    • trash Entrada
    • trash Página
    • trash <custom post type>
  • Ver una entrada: (Solo desde la misma página de la entrada)
    • view Entrada
    • view Página
    • view <custom post type>
  • Guardar configuraciones ➡ save settings (solo disponible en páginas de configuraciones)
  • Desloguearnos ➡ log out
  • Ir al administrador de WordPress ➡ nav admin

Estos son solo algunos de los comandos que pueden aplicarse, también los hay para WooCommerce y para duplicar entradas. Para más información podéis echar un ojo a la documentación oficial del plugin.

Comandos personalizados

Por si eso fuera poco, el plugin también nos permite crear nuestros propios comandos personalizados. Basta con seguir las indicaciones de su documentación para expandir este maravilloso plugin a cuanta funcionalidad necesitemos.

https://gist.github.com/JeroenSormani/47ff4beb54c0fcca7abfde3e142ff3c6#file-keyboard-action-lorem-ipsum-post-php

No es gratuito

Sí, lamentablemente el plugin no es gratuito ni tampoco tiene una pequeña demo para trastear 😓
Los precios van desde $39 para un solo sitio, $89 hasta 5 sitios y $199 para sitios ilimitados.
¿Vale la pena comprarlo? Pues eso ya depende de vosotros.

Conclusión

El plugin está en su primera versión y aún hay algunas aristas que limar, pero de todas formas funciona de maravillas. La curva de aprendizaje es muy rápida así que lo utilizaré en el desarrollo de mis proyectos (y en esta web también) para ahorrarme varios clicks y cargas innecesarias.

¿Tú qué opinas? ¿Pagarías esos precios para ahorrarte unos minutos de tu vida?

hombre trabajando y hombre en un aeropuerto

¿Cómo haces para viajar y trabajar al mismo tiempo?

Sin dudas fue la pregunta que más me han hecho durante todo el 2017, – ¿Cómo haces para viajar tanto y trabajar al mismo tiempo? – No hay una simple respuesta, ya que el vivir de esta manera es el resultado de un conjunto de factores que trataré de explicar a continuación:

La economía:

hosting costos precios

No hace falta ser millonario para poder viajar con bastante frecuencia. Inclusive a veces suele ser más barato que vivir en tu propia ciudad.

El dinero es un factor fundamental, si sabemos manejarlo podremos hacer más viajes a lo largo del año pero hay que tener mucho cuidado con las «anclas económicas», es decir aquellos gastos que de una u otra manera nos atan a tener un trabajo «estable» y fijarnos a una ciudad: hipotecas, coches (seguro, cochera, gasolina), compra de productos o servicios a plazos (cuotas). En mi caso mis únicos gastos que me atan a Madrid son el alquiler de mi casa, la seguridad social y la cuota del teléfono/internet. Una parte del resto del dinero lo utilizo para ahorrar y el resto para mi vida de nómade digital.

– ¿Y no te da miedo el no tener una casa? – Miedo me da llegar a mayor y arrepentirme de no haber aprovechado mi vida. Y con respecto a la casa, seguramente tenga bastantes herramientas y experiencias en mi cabeza para saber buscarme la vida en mi futuro.

Familia:

familia rio pescando

Este punto es tal vez el más duro. A veces los sueños conllevan tomar ciertas decisiones, algunas más difíciles que otras. No todo es gratis en esta vida. El no tener hijos fue una de ellas. No digo que un futuro no los tenga, pero es una decisión meditada y aceptada en mi presente.

Alejarme de mis raíces fue otra decisión importante. Con 29 años decidí dejar Argentina para vivir en España. Me vine solo. Dejé atrás mi familia, todos los amigos de la infancia, los años de experiencia en las empresas donde estuve, etc ¿Fue fácil? Por supuesto que no, pero nunca nunca me arrepentí de la decisión tomada, al contrario, volvería a hacer exactamente lo mismo de tener nuevamente la oportunidad.

El alojamiento:

cocina con sillas de color celeste

Hay países más caros y otros más baratos. Eso no es noticia. Es por ello que dependiendo el país al que viajes puedes optar por una gran variedad de alojamientos. En la mayoría de los casos AirBnb fue la mejor solución ya que en estancias largas se pueden obtener descuentos de hasta 50% (sí, habéis leído bien, de hasta un 50%). Además cuenta con el respaldo de una empresa sólida que sabe responder ante cualquier problema.

Una mejor opción es compartir casa con otro nómade digital para abaratar costos. Entre dos o tres personas los precios de alojamientos son ridículamente baratos.

Aviones:

avión en cielo azul

Otro punto que no es noticia, cuanto antes reservemos el vuelo más barato será. Es por eso que es conveniente tener una buena planificación sobre nuestros viajes. Particularmente suelo organizar mis escapadas con 3/4 meses de anticipación. Esto me permite conseguir pasajes de aviones más baratos y también mayor oferta de alojamientos. Suelo utilizar buscadores de vuelo como Kayak o SkyScanner. En algunas oportunidades he pillado muy buenos descuentos a través de las publicaciones de la página exprimeviajes de mi amiga Vanesa.

Sobre cómo gestiono mi trabajo

tomates rojos

Durante el 2017 no he viajado a lugares muy distantes, esto significa que he mantenido casi el mismo huso horario de mis clientes (la gran mayoría son de España, Alemania, UK). Con esto quiero decir que no debería afectar demasiado los hábitos de mi trabajo. A grandes rasgos divido el día en 2 bloques de 3 horas de trabajo. Uno lo gestiono por la mañana y el siguiente por la tarde, luego del almuerzo.

Trato en esas horas de estar lo más concentrado posible, de evitar interrupciones y de dedicar un tiempo especial para las comunicaciones con mis clientes a través de emails, asana, tickets, videollamadas, teléfono, etc. Está claro que de haber alguna reunión importante deberemos ajustar nuestros horarios a los del cliente.

Para llevar adelante mi trabajo he mezclado dos ténicas muy conocidas: Pomodoro y GTD.

Pomodoro es una ténica de trabajo que divide las tareas en bloques de 25 minutos. Durante ese tiempo debemos dedicarnos, sin distracciones, a una sola tarea. Si la acabamos podemos decir que hemos terminado «un pomodoro». Luego de este bloque de trabajo podemos tomarnos 5 minutos de descanso (idealmente fuera del ordenador) para luego volver a retomar una nueva tarea.

Yo modifico un poco esta ténica: Me dedico a una sola tarea, pero una vez que logro la concentración no deseo ser interrumpido por haber llegado a los 25 minutos. Sigo trabajando hasta que me doy cuenta que he perdido esa «creatividad». Luego me tomo un merecido descanso haciendo una actividad totalmente diferente a la informática: música, caminar o simplemente relajarme durante un tiempo aleatorio.

La otra técnica que utilizo es GTD (de la sigla del libro Getting Things Done). Esta es una técnica muy elaborada para dividir las tareas en distintas categorías (tiempo, personas, lugares, fechas, etc). Si bien el libro explica todos los pasos con papel y lápiz, yo utilizo la herramienta digital Asana ya que me permite compartir la organización de las «tareas de un proyecto» con los stakeholders (clientes, colaboradores, etc).

Es vital que los clientes puedan sentirse seguros y confiados del trabajo que estamos realizando en todo momento. Para ello es necesario tener una comunicación muy fluida sobre el estado del proyecto, fijar deadlines, CUMPLIRLOS y en caso de no llegar por algún motivo, tratar de comunicarlo a tiempo para buscar alternativas. Si logramos que los clientes estén cómodos y satisfechos tendremos sin dudas más proyectos que nos permitan seguir con más viajes.

Mi tiempo libre

fotografía en montaña

Todo profesional digital (diseñador, frontender, desarrollador, project manager, etc) sabe que los flujos de trabajo varían. No es siempre constante. Lo malo es que si trabajas en una oficina debes permanecer en tu silla (calentándola) por más que no tengas nada que hacer. En cambio si eres freelance puedes disponer de este tiempo para lo que se te ocurra: aprender, leer, hacer turismo, organizar tu siguiente viaje, trabajar para tu comunidad, escribir un artículo de blog (como estoy haciendo en este preciso momento), disfrutar de amigos/familiares o simplemente descansar.

Debo reconocer que tuve que aprender a disfrutar de este tiempo libre. Al principio sentía culpabilidad de no estar «picando código». Con el tiempo pude ver que esos huecos son verdaderamente fructíferos ya que leyendo libros pude mejorar en otros aspectos, haciendo turismo pude conectar mejor con profesionales de otros países y disfrutar de mis hobbies me carga de buena energía.

La parte negativa

hombre en blanco y negro

Si piensas que la vida de un nómade digital es color de rosa, estás muy equivocado. Todos, absolutamente todos tenemos altibajos con nuestras vidas y yo no soy la excepción. Luego de un tiempo de estar viajando empiezo a echar de menos la sensación de «hogar», la familia, los amigos de toda la vida, mis pequeñas comodidades o también he llegado a sentir momentos de soledad, un sentimiento que hay que aprender a lidiar.

A pesar de todo ello, los aspectos positivos de este tipo de vida sigue pesando mucho más y es por eso que lo sigo eligiendo.

Conclusión:

Como he dicho al comienzo del artículo, la vida del nómade digital y estos puntos que remarco no pueden aplicarse a todas las personas. Es como yo llevo mi vida profesional junto a mi pasión por viajar. Y al igual que cualquier freelance o empresa, estos puntos van modificándose para ajustarse a nuestras necesidades o la de nuestros clientes. Pero si algo de todo esto te sirve, úsalo y aprovéchalo.

Rinde más en tu trabajo evitando las interrupciones

Ya seas freelance o un empleado de 09:00 a 18:00 siempre serás el blanco de posibles interrupciones (propias o externas) o «derrochadores del tiempo» que malgastan tus valiosas horas de trabajo. Estas pausas innecesarias harán que tu jornada laboral no rinda o bien que te quedes trabajando hasta las 22:00 para poder cumplir con tus objetivos diarios. Veremos con este artículo aquellas interrupciones que sufrimos a diario y cómo podemos evitarlas para rendir más trabajando menos horas y poder disfrutar de más tiempo libre.


Derrochadores de tiempo

Llamamos derrochadores del tiempo a aquellas interrupciones que bien podríamos pasar por alto con consecuencias bajas o casi nulas. Entre ellas podríamos mencionar a: reuniones, conversaciones, notificaciones de móvil, llamadas telefónicas o correos electrónicos intrascendentes. Veamos en detalle cada una de ellas.


Reuniones

Este es un clásico entre los clásicos. A la gente le encanta reunirse porque sí, para vernos las caras, para echar el rato. Nos tiramos una hora encerrados en una oficina (sin contar el tiempo de traslado para los freelancers) cuando podríamos haber resuelto el asunto con un email, una entrada en algún gestor de tareas (Asana, Trello) o una videoconferencia de 10 minutos.

¿Cómo evitar las reuniones?

Evitar una reunión significa ganar una mañana o una tarde. Proponte eliminarlas de tu día a día laboral o bien minimizar el impacto con los siguientes consejos:

  • Quiebre de cintura: Trata por todos los medios derivar la reunión hacia otras vías de comunicación que impliquen menos tiempo de interrupción: correo, videoconferencia o teléfono.
  • Listado de puntos: En mi caso siempre suelo pedir un listado de los temas a tratar. El hecho de que tengan que poner por escrito los puntos implica que piensen, analicen y acoten la situación. Con la respuesta del cliente puedo detectar si algunos de esos puntos pueden ser resueltos por otros medios. De ser así respondo el email con la solución o indico quién puede ser el responsable para llevarlo a cabo.
  • Limita el tiempo: No permitas que haya un reunión sin tope de tiempo. Dependiendo de los puntos a ver fija una estimación para la reunión. Si ves que la conversación se va por la rama coge las riendas y encárgate de ver solo los puntos fijados. De ser necesario apunta las demás dudas que vayan surgiendo para resolverlas por otros medios.
  • Bomba de humo: ¿Es realmente necesaria tu presencia en la reunión? Si no tienes que tomar decisión sobre los puntos fijados para la reunión invéntate alguna excusa y que luego te pasen el resumen de lo hablado.

Conversaciones o preguntas

En mi último trabajo de oficina tenía un compañero de trabajo que era un auténtico pelmazo: se acercaba a mi escritorio unas 20 veces al día para que le ayudara con cuestiones informáticas muy básicas. El problema no era suyo sino mío, no sabía decir que «no» o no me animaba a plantarme y decirle de frente que se dedicara a repartir periódicos a domicilio que seguro le iría mejor.

Estas interrupciones cortaban de cuajo mi concentración, perdía una infinidad de tiempo yendo al escritorio del muchacho para ver «el problema», quedaba molesto conmigo mismo por no tener los huevos para plantarme  y lo peor de todo es que tardaba un siglo en recuperar la atención en mis actividades.

interrupciones en el trabajo
– Joé, ahí viene de vuelta el pesao a preguntarme algo…

¿Cómo aislarte para evitar estas interrupciones?

  • Cómprate un par de cascos: Ponte los cascos y pasa olímpicamente de lo que haya a tu alrededor. El hecho de que no tengas nada en las orejas te pone en una situación de «Disponible para conversar» atrayendo a un sinfín de gente que solo desea tu improductividad.
  • Invéntate una videoconferencia: Si a pesar de tener los cascos puestos se te acerca alguien hazle una señal de silencio como si estuvieras en una charla importante. Si insiste dile:
    – Disculpa, estoy en una reunión importante ¿Puedo ayudarte en algo?
    Si el muchacho te larga un discurso interrúmpele nuevamente y pídele un correo.
    – Mira, mándame lo que necesites por email que en cuanto tenga un rato libre lo miro.
  • Aíslate literalmente: Si tienes un portátil y puedes moverte por la oficina hazlo. Tómate una o dos horas para quitarte el trabajo más importante a solas. Pega un cartel en la puerta de «No molestar» y trabaja tranquilo. En cuanto hayas terminado el grueso del trabajo podrás volver a tu escritorio y seguir normalmente.

Notificaciones del móvil

Enemigo personal número uno, tu móvil. La dependencia absoluta de este artefacto de bolsillo que nos tiene pegado cada vez que se enciende la pantalla: Que si es un mensaje del grupo de guasá (WhatsApp), que si el Facebook me dice que es el cumpleaños de Fulanito que hace 16 años que no veo, que si el ligue del Tinder o Grinder me dejó un mensajito con un emoticón con corazoncitos.

Este punto ya no depende de terceros, tendrás que ser tú mismo quien luche por evitar estas interrupciones. Pregúntate ¿Necesito realmente estar revisando cada 4 minutos mi móvil? ¿Me ayuda a resolver mi trabajo o hace que me quede más tiempo después de la hora de salida?

¿No será que miro el móvil para posponer lo que realmente tengo que hacer?

¿Cómo independizarnos del móvil?

  • Ponte un horario: Fíjate un horario para chequearlo, si quieres póntelo como una pausa entre tarea y tarea. En mi caso lo miro a las 10.00 cuando hago una pausa para tomar un café, durante la hora del almuerzo y a las 17.00.
  • Desactiva las notificaciones: Si nos planteamos un horario para revisar el móvil pero lo tenemos al lado del ordenador encendiéndose y apagándose con distintas notificaciones seguiremos distrayéndonos al menos para saber de qué se trata. Desactiva todas las notificaciones y permite que solo se encienda la pantalla en caso de una llamada telefónica.
whatsapp interrupcion movil

Llamadas telefónicas

Las llamada telefónica es la reina de las interrupciones. No hay posibilidad de escapar, si la aceptas deberás dejar todo lo que estás haciendo y dedicar tu preciada atención a las ocurrencias de tus clientes. Y como esto se convierta en rutina dile adiós a tu productividad diaria. Acostumbra a tus clientes a que te llamen solo en caso de emergencias: una web caída, pérdida de datos, una página hackeada, etc. De lo contrario perderemos una gran cantidad de tiempo en un mar de charlas y conversaciones que bien podrían resumirse en un email.

Particularmente suelo aceptar llamadas para comenzar una posible negociación, pero luego derivo todas las comunicaciones a emails o gestores de tareas (Asana o Trello).

¿Cómo controlar las llamadas telefónicas?

  • Pídeles un email: Iniciado el proyecto evita que te llamen por teléfono. Si lo hacen no lo cojas y luego le envías un correo electrónico con el siguiente mensaje:

«Buenos días/tardes Fulanito de Tal:

Disculpa que no haya podido responderte, estaba ocupado con otros asuntos ¿Podrías enviarme un correo electrónico con lo que necesitas?
En el transcurso del día lo miro y te envío una respuesta.

Un saludo,
Mauricio»

Como ves no estoy comprometiéndome a resolver el problema, solo le enviaré una respuesta en algún momento del día sobre cómo proceder con lo solicitado. De esta manera no tengo por qué cambiar los planes que ya tenía organizado para mi jornada laboral.

Otro punto muy importante de que te envíen un email es que el cliente deberá sentarse, pensar qué necesita y dejarlo por escrito. Los trabajos solicitados verbalmente por teléfono pueden dar lugar a muchísimas equivocaciones y posteriores cambios, retrasos y pérdidas de dinero. Evita por todos los medios los «yo te he dicho y tu me dijiste, que si me contaste esto o lo otro…».

  • Graba un mensaje: Configura un buzón de voz con un mensaje similar al punto anterior. Te aseguro que a la cuarta llamada que no le contestes te escribirán directamente.

Con estos puntos antes detallados no queremos evitar contacto con el cliente, todo lo contrario. Con estas medidas estamos afinando los procesos de comunicación para lograr que los proyectos puedan desarrollarse en forma eficaz y en el menor tiempo posible para ambas partes.

Es tu trabajo enseñar a quienes te rodean a ser eficaces y eficientes.


Revisar correos electrónicos

¿Eres de los que tiene el correo constantemente abierto y a la mínima notificación dejas todo y te lanzas a leerlo? ¿Cuántas veces chequeas el correo en un día? ¿Sabes cuánto tiempo pierdes haciendo esta rutina?

  • Desactiva las notificaciones: Apaga cualquier tipo de notificación relacionado con el correo electrónico, ya sea en el ordenador como en el móvil y si puedes mantener apagado el cliente de correo, mejor.
  • Mira el correo 2 veces al día: Organiza tu día para leer el correo dos veces al día. Yo chequeo mi bandeja de entrada a las 12:00 y a las 16:00 que es cuando la mayoría de mis clientes han respondido los mensajes del día anterior.
  • No abras el correo por la mañana: Si lo haces te sentirás presionado a realizar una tarea de mayor prioridad. Céntrate en la tarea que te habías fijado, termínala y luego te organizarás para gestionar las nuevas actividades que vayan surgiendo en los emails.

Sé que es una de los hábitos más difíciles de cambiar pero si te lo propones los resultados son muy positivos. Si quieres prueba con un par de horas por la mañana y céntrate en resolver una tarea complicada.

tabla de chequeo de emails
Si nos organizamos para ver 3 o 4 veces al día nuestro correo electrónico dispondremos de más tiempo para llevar a cabo nuestras tareas.

Conclusión

Comienza el día con una o dos tareas importantes para realizar, presta atención a todos los eventos que te quitan del foco y trata de encausarlos. Nos llevará algo de tiempo cambiar los hábitos personales y sobre todo reeducar a nuestros clientes hacia estas nuevas prácticas. Verás como en pocas semanas notarás que puedes realizar más trabajo en mucho menos tiempo.

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